I. Politique générale de dons et de commandites
1. Introduction
La présente politique a été élaborée pour donner suite à la volonté de Genium360 de jouer un rôle actif dans la valorisation de ses membres et dans le but d’accompagner et soutenir les organismes qui œuvrent dans la communauté du génie ou de la science.
Cette politique se veut un modèle en matière de gestion de dons et de commandites et être en complémentarité avec les autres politiques de l’organisation.
2. Objectifs
2.1. En matière de dons
Genium360 a pour objectif d‘appuyer et de soutenir des initiatives qui contribuent au bien-être, à la valorisation et au développement de la communauté du génie.
2.2. En matière de commandites
Genium360 veut s’associer à des personnes ou des organismes qui visent à faire rayonner le génie québécois, contribuer de façon concrète et active à son développement et ainsi accroître la notoriété et la visibilité de Genium360 dans le meilleur intérêt de ses membres.
3. Définitions
3.1. Dons
Toute contribution financière accordée à une personne ou à un organisme satisfaisant aux critères d’évaluation, à titre gratuit, sans contrepartie. De telles contributions peuvent être faites sous forme de bourse lorsqu’il s’agit de soutenir ou de récompenser une personne pour des travaux ou une réalisation en lien avec la communauté du génie.
3.2. Commandites
Toute contribution financière accordée à une personne ou un organisme satisfaisant aux critères d’évaluation en contrepartie d’une visibilité appropriée pour Genium360.
3.3. Organismes
Toute personne physique ou morale ou regroupement de personnes en charge du projet incluant les organismes sans but lucratif, les regroupements d’étudiants, les établissements d’enseignement, les organismes publics et parapublics qui œuvrent dans la communauté du génie.
3.4. Partenariat
Toute forme de partenariat entre Genium360 et un organisme par l’apport conjoint de toute contribution financière ou matérielle ou par l’autorisation d’utiliser le nom et l’image de Genium360, en fonction d’un objectif commun.
3.5. Projet
Activité, événement, ou objectif pour lequel un don, une commandite ou un partenariat est sollicité auprès de Genium360.
4. Créneaux d’intervention
- Établissements d’enseignement ou regroupements étudiants reliés au génie
- Organismes en lien avec la mission de Genium360 et qui font la promotion du génie ou de la science
- Organismes qui valorisent l’engagement au sein de la communauté du génie
- Organismes valorisant les initiatives en développement durable
- Toute autre initiative approuvée par le Conseil d’administration de Genium360 en lien avec les valeurs et la mission de l’organisation.
5. Gouvernance et processus d’admission, d’évaluation, de décision et de reddition de comptes
5.1. Imputabilité
La direction générale, en fonction des orientations stratégiques, du plan d’affaires, de la planification budgétaire et des opportunités de valorisation de Genium360, est responsable de positionner et attribuer les affectations financières en dons et en commandites.
La conformité de ces initiatives avec les processus d’évaluation est confiée au Comité d’Audit et de Gestion des Risques.
Un rapport est fait au Conseil d’administration deux fois par année.
5.2. Critères généraux
La direction générale est responsable de recueillir, d’analyser et de répondre aux demandes soumises en fonction des critères généraux suivants :
- Il s’agit d’un organisme œuvrant dans la communauté du génie
- La cohérence du projet avec la mission et la planification stratégique de Genium360
- C’est une organisation à but non lucratif dûment enregistrée auprès des autorités gouvernementales et notamment auprès de l’agence de revenu du Canada dans le cas d’un don
- Les retombées générées par l’événement, l’activité ou l’initiative pour Genium360
- L’évaluation de l’investissement demandé
- La capacité financière ou matérielle de Genium360
- La notoriété, la crédibilité ou l’expérience du demandeur ou partenaire
- La compatibilité avec les créneaux d’intervention identifiés par Genium360
- Le respect des processus établis par Genium360
5.3. Évaluation et décision
- Tout projet doit faire l’objet d’une demande écrite à l’aide de ce formulaire en ligne et être soumis au moins 30 jours avant le début du projet.
- La direction générale établit les modalités de traitement des demandes et analyse les dossiers selon les règles et critères établis par la présente politique.
- Tout au long de l’analyse, Genium360 peut notamment requérir les éléments d’information complémentaires qu’elle juge nécessaires et utiles pour analyser le dossier et faire ses recommandations. À défaut de collaborer, le demandeur s’expose au refus de sa demande.
- Toute décision favorable peut être assortie de conditions et de modalités, notamment les suivantes : annulation du don ou de la commandite qui ne serait pas réclamé dans les 30 jours suivant la réponse de Genium360, ou la remise d’un rapport de visibilité dans le cas d’une commandite.
- Une réponse officielle est acheminée au demandeur dans un délai raisonnable lui confirmant la décision.
- Une entente formelle sera obligatoirement signée entre les parties, qui inclura les modalités de versements et de reddition de comptes
- Dans tous les cas, si le projet est annulé, le montant octroyé sous forme de don ou de commandite devra immédiatement être remboursé à Genium360 par l’organisme.
- Aucune contribution n’est renouvelée automatiquement et toute demande de renouvellement doit faire l’objet d’une nouvelle analyse.
- Genium360 se réserve le droit de refuser toute demande qui ne correspond pas aux objectifs poursuivis dans la présente politique.
- Genium360 conserve un droit discrétionnaire de refuser une demande
- La documentation de l’analyse et du résultat, acceptée ou refusée, sera conservée pour fins d’audit et autre
5.4. Reddition de comptes
Chaque organisme s’étant vu octroyer une commandite devra faire parvenir à Genium360 une reddition de compte démontrant les résultats quant à l’objectif d’impact visé pour Genium360.
6. Révision et mise à jour de la politique
La présente politique devra être révisée tous les deux ans à la lumière des enjeux de la communauté du génie et des orientations stratégiques de Genium360.
II. Politique encadrant le programme Action Génie Innovation Relève (AGIR)
1. Introduction
La présente politique a été élaborée pour donner suite à la volonté de Genium360 de jouer un rôle actif dans la valorisation de ses membres et dans le but de redonner aux membres par la mise en œuvre de plusieurs initiatives, financées à même les excédents financiers.
Cette politique se veut un modèle en matière de définition et contrôle des axes d'investissement des revenus excédentaires, est rattachée à la politique générale de dons et commandites et est en complémentarité avec les autres politiques de l’organisation.
2. Objectifs
2.1. En matière d’investissements
Genium360 veut pouvoir réinvestir les excédents financiers identifiés afin de rejoindre directement les membres et contribuer à la réalisation de la mission de l’organisation.
3. Définitions
3.1. Excédent financier
Toute somme d’argent qui, à la fin de l’exercice financier, est disponible pour être distribué au sein des fonds destinés à des initiatives pour l’année financière subséquente.
3.2. Initiative
Tout projet d’investissement identifié à des fins de permettre aux membres de la corporation d’être accompagnés dans la réalisation de leur plein potentiel humain, en adéquation avec la planification stratégique ou résultant d’opportunités exploitées par la corporation et en conformité avec la politique générale de dons et commandites.
4. Gouvernance et processus d’évaluation, de décision et de reddition de comptes
4.1. Détermination des excédents financiers
- Le calcul de ce montant prendra préalablement en considération que l’ensemble des dépenses sont couvertes, et que toute somme d‘argent devant être ajustée dans les fonds de bonne gouvernance, aussi appelés surplus affectés l’ont été.
- La direction générale devra proposer une distribution de ce montant dans deux enveloppes budgétaires, soit celle affectée aux dons et commandites, et celle affectée aux investissements d’activités et opérations internes. Le montant alloué aux initiatives constituera une enveloppe budgétaire maximale préliminaire.
- Les enveloppes budgétaires, pourraient au besoin voir le transfert de montants d’une enveloppe à l’autre, après recommandation favorable du Comité d’Audit et de Gestion des Risques.
4.2. Démarche à la détermination des excédents financiers
- Lors du processus budgétaire pour la prochaine année financière,
- La direction générale est responsable de proposer le montant des excédents financiers préliminaires pouvant être investi dans les initiatives pour l’année financière subséquente
- Le CA est responsable d’approuver les enveloppes d’investissement préliminaires inclus dans le budget annuel
- Après réception des états financiers audités, un ajustement sera au besoin apporté aux enveloppes d’investissement préliminaires, afin de correspondre à ces calculs en utilisant l’information des états financiers audités.
- Entre le début de l’année financière et la réception des états financiers audités, l’utilisation des enveloppes préliminaires ne peut excéder 50% du montant total préliminaire inclus au budget.
4.3. Évaluation et décision
Le Conseil d’administration (CA) devra autoriser les montants des excédents financiers préliminaires ainsi que l’ajustement, si nécessaire, pour refléter un calcul avec chiffres audités.
4.4. Reddition de comptes
- La direction générale est responsable de compiler les investissements par initiatives ainsi que d’identifier ses retombées et ses impacts. Tous les risques devront être identifiés.
- Un rapport sur ces investissements sera remis au Comité d’audit et de gestion des risques (CAGR) deux fois par an, par la direction générale.
- La somme des montants investis dans les initiatives en cours d’année financière ne peut excéder le montant total approuvé par le Conseil d'administration. Le montant total est inclusif de toute modification, ajout, ou réduction d’initiatives.
- Le CAGR est responsable d’analyser et d’approuver les rapports produits semi annuellement par la direction générale. Le comité d’audit et de gestion des risques devra ensuite présenter un rapport d’analyse incluant tous risques associés à ces investissements au CA, deux fois par année.
5. Révision et mise à jour de la politique
La présente politique devra être révisée tous les deux ans à la lumière des enjeux de la communauté du génie et des orientations stratégiques de Genium360.
Nous vous invitons à nous présenter votre projet ou à nous poser vos questions à info@genium360.ca ou via ce formulaire en ligne.
